Cada Aluno (Procurar em ficha do estudante) possui dados bancários. A inserção dos dados é necessário para que as contas fiquem registradas e facilitem o processo de pagamento. Cada conta bancária possui um conjunto de regras específicas de acordo com o banco, mas todos os detalhes estão na própria página do sistema.

O modelo funcional funciona da seguinte forma: Editais possuem um conjunto de Auxílios e cada auxílio possui um conjunto de alunos (que devem estar obrigatoriamente dentro dos editais). Não é possível adicionar um aluno que não esteja adicionado no edital.

O edital pode ser cadastrado por qualquer pessoa com acesso à aba. Basta clicar em Adicionar Edital

Para Adicionar estudantes dentro de um determinado edital, basta editar o edital, e depois ir em adicionar participantes neste edital.

É possível importar alunos de um determinado edital (dentro do sistema acadêmico) ou de um determinado edital da central de seleção. Esta última opção é útil quando os participantes estão todos cadastrados na central de seleção.

As opções de importar alunos de um edital local ou da central de seleção estão disponíveis apenas para os administradores do sistema. Limitamos essa opção para que não seja possível edição aleatória ou importação desnecessária pois é uma tarefa que consome bons recursos.

As opções de importar alunos de editais locais ou de importar alunos da central de seleção são análogas.

Por ser uma tarefa complexa sujeita a erros, recomenda-se sempre usar a opção de testar importação antes. Essa opção simula a operação mas não faz as inserções, e no final é mostrado um log com quantos alunos foram 'achados', 'importados', 'e não achados'.

Tanto a opção de importar de editais locais quanto a opção de importar da central de seleção possui essa opção de testar antes.

Caso o teste seja bem sucedido, (analisar os logs do teste), pode-se proceder com a importação real (que realmente faz as inserções dos alunos).

Para cadastrar um determinado auxílio, é necessário editar o edital e depois ir em Adicionar Auxílios neste Edital.

Clique para Editar o Edital, em seguida vá no auxílio desejado e clique em editar.

É possível adicionar vários participantes ao mesmo tempo, ou adicionar um a um. Selecione a opção desejada e faça o respectivo vínculo. Caso sejam adicionados vários participantes, a posição de cada um será a mesma. Diferentemente do que acontece na adição manual um a um, em que cada participante pode ter uma posição específica.

A primeira coisa a verificar é se o edital e o seu respectivo auxílio foram criados. Em seguida, verificar se os participantes foram vinculados com sucesso, tanto no edital quanto no auxílio.

Depois de verificar isso, vá em Cadastros > Editais > Acompanhamento de Pagamento.

Na tela de lançamentos, selecione o edital, mês, campus, filtro campo mostrar, ano, coluna de presença, e se deseja uma coluna com a quantidade de disciplinas em cursadas e reprovações por falta.

Em seguida clique em carregar_tabela.

Essa função de carregar tabela vai trazer todos os alunos com os critérios selecionados anteriormente.

Caso o vínculo esteja feito corretamente, os alunos irão aparecer com uma caixinha em branco (ou com uma caixa em amarelo - caso já tenha sido feito o pagamento).

Perceba que esse ajuste de quais alunos estão em qual auxílio vai ser mais difícil da primeira vez. Nas próximas vezes, os ajustes devem ser pontuais.

Caso os dados estejam corretos, selecione no canto esquerdo com checkbox os alunos que deseja efetuar o lançamento de pagamento, e depois clique em “Pagar”.

Depois de efetuado o lançamento, o item que foi “pago” vai ficar em amarelo.

Caso efetue um mesmo pagamento dentro do mesmo mês, essa ação irá sobrescrever a anterior.

Caso tenha efetuado um lançamento/pagamento por engano, basta clicar na lixeira e apagar o lançamento específico.

Todos os lançamentos ficam registrados também na ficha do aluno > auxílios.

Também é possível editar os alunos para serem marcados para mostrar ou não, e também é possível clicar em editar conta bancária.

Os alunos são vinculados por matrícula. Isso quer dizer que caso um determinado aluno entre em vários cursos, ele terá várias matrículas. Os auxílios são vinculados por matrícula no curso.

Todos os lançamentos possuem um histórico que não é editável. Servirá para auditoria posterior. Esse histórico guarda o nome do servidor, data de lançamento e valor.

Houve um treinamento online sobre o sistema de pagamentos ⇒ https://drive.google.com/file/d/1uZmZVOuyrzvaGBUow69CCUTag1nZSHtN/view?usp=drive_link

Caso não tenha acesso, entre em contato com a Assistência Estudantil. A reunião foi realizada em 10/05/2021

Mais treinamento ⇒ https://drive.google.com/file/d/1uI9qdq6ZEqLjnKIIEDQHsJXK-8qlGZMY/view?usp=drive_link (15/03/2022)

Um próximo passo seria a criação de um XML diretamente para pagamento no sistema SIAFI. O trabalho seria parametrizar as variáveis dinâmicas e gerar o xml. Uma parceria com o setor de pagamentos seria necessário.

O sistema foi pensado na confirmação do pagamento em um passo posterior pelo contador. No entanto essa parte não foi negociada mas talvez com a descentralização de pagamentos, essa iniciativa ganhe força.

Quando um novo edital é lançado, sugere-se que a DIRAE entre em contato com a DIRTI para saber qual a melhor opção de cadastro deve ser feita. Se é possível importar os alunos da central de selação, ou de algum outro edital vigente. Em seguida, a DIRTI cadastra o novo edital. As assistentes sociais dos campi podem cadastrar os auxílios e fazer o vínculo dos alunos. É preciso que todos usem um mesmo edital, caso contrário haverá duplicação de pagamentos em diversos lugares e a unificação da informação posterior ficará mais difícil. Após o cadastro pelas Assistentes, os lançamentos podem ser efetuados.

Quando for fazer o lançamento dos alunos, é interessante manter os dados bancários atualizados. (veja a seção que fala sobre cadastro de conta bancária, e há um link direto para edição da tela de pagamentos). Os valores de pagamentos são capturados automaticamente do cadastro de auxílios. Quando um pagamento é efetuado, a célula correspondente ao aluno ficará em amarelo. É possível excluir individualmente lançamentos errados. E caso sejam feitos vários pagamentos de um aluno, haverá sobrescrição, ou seja, somente será salva a informação mais recente.

A tela de consulta foi feita para consulta de dados e extração de excel. Embora seja possível extrair excel da tela de pagamentos, ela não foi desenhada para extração de informação. Portanto, o excel pode sair com problemas. O ideal é sempre procurar na tela de consulta que é análoga à tela de pagamentos.

A tela de pagamentos é totalmente linkada com o sistema acadêmico e os principais itens de edição estão na própria página.

Os comentários dos alunos permanecem entre um mês e outro. E antes de começar um determinado pagamento, certifique-se de que você está selecionando o mês e ano correto. Caso seja feito o lançamento com parâmetros errados, é possível corrigir, no entanto, fica mais difícil. Lembrando que o usuário sempre tem a opção de apagar os lançamentos errados manualmente, um a um. Não é possível fazer exclusão em lote. Para isso entre em contato com a DIRTI para melhor direcionamento.

O gerenciamento de listas de alunos pode ser feito diretamente no sistema. Mas geralmente são lançados os alunos que serão 'pagos'.